Technicien consultant une demande d'intervention sur son smartphone dans le couloir d'une maison de repos

Gestion & infrastructure

Gestion de tâches techniques pour maisons de repos | Healthcall

Module de gestion des interventions techniques en maison de repos : déclaration soignant, routage technicien, historique, coûts, prestataires externes. Intégré à l'écosystème Healthcall.

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Qu’est-ce que la gestion de tâches techniques Healthcall ?

Healthcall intègre un module de gestion de tâches techniques conçu pour les maisons de repos belges, sur la même base que l’appel infirmier. Il couvre le cycle complet d’une intervention maintenance : un soignant déclare une panne en quelques secondes depuis son téléphone DECT ou son smartphone, le système route la demande vers le technicien interne concerné ou vers un prestataire externe (ascensoriste, chauffagiste, plombier, électricien), chaque intervention est tracée avec heure, lieu, auteur et acte réalisé.

Les dépenses sont agrégées par bien, par lieu, par type de panne et par période, restituées à votre direction sous forme de rapports exportables. Le module s’adresse aux directions de MR et à leur responsable technique : il supprime la friction des cahiers papier, des messages WhatsApp épars et des doubles saisies dans un logiciel tiers.

Healthcall équipe depuis 2017 une vingtaine de MR belges de 30 à 150 lits. Le module fonctionne en local sur le serveur installé dans votre MR, synchronisé au cluster privé hébergé en Belgique chez un hébergeur premium belge (triple base de données en mirroring). Quatre mises à jour majeures annuelles sont incluses, sans surcoût d’évolution.

  • < 10 sec

    Déclaration depuis DECT

    type d’incident, lieu, description courte

  • 4 priorités

    Qualification d’entrée

    urgence sécurité, urgence service, standard, préventif

  • 0 licence

    Prestataires externes

    accès e-mail ou API, sans surcoût additionnel

  • 4 MAJ/an

    Mises à jour incluses

    sans coût d’évolution, sans migration

Pour aller plus loin : appel infirmier, le module pilier · supervision centrale unifiée.

Six fonctions, un seul module intégré

Chaque capacité du module répond à un problème concret remonté par les directions de MR : déclaration fluide pour les soignants, routage fiable vers la bonne personne, traçabilité utile pour la direction, pilotage budgétaire factuel. Rien d'exotique, tout intégré à l'écosystème.

  • Déclaration d’incident par soignant

    Un bouton dédié sur le smartphone ou le DECT ouvre un formulaire court : type d’incident (plomberie, électricité, ascenseur, chauffage, autre), lieu, description en deux phrases, photo facultative. Horodatée, attachée à l’identité du soignant connecté — pas de double authentification.

  • Routage automatique

    Chaque type d’incident est associé à un destinataire par défaut : technicien interne, agent polyvalent, prestataire externe. Règles évolutives selon l’horaire : un incident chaudière hors heures ouvrées peut escalader vers le chauffagiste d’astreinte plutôt que vers votre technicien interne.

  • Prise en charge géolocalisée

    Le technicien prend en charge d’un geste sur son téléphone. S’il utilise le DECT Healthcall, son arrivée sur zone est détectée automatiquement par balise BLE — la même géolocalisation indoor que celle de l’appel infirmier. Heure de début et de fin mesurées sans saisie manuelle.

  • Historique par bien et par type

    Chaque bien critique (ascenseur, chaudière, CTA, groupe froid) a sa ligne d’historique : dates, durées, coûts, rapports attachés. Une anomalie récurrente déclenche une alerte éditoriale dans le tableau de bord direction. Alimente aussi le plan de maintenance préventive.

  • Prestataires externes intégrés

    Ascensoriste, chauffagiste, plombier, électricien, nettoyage, contrôle incendie : chaque fournisseur a une fiche (coordonnées, contrat, SLA, tarif). Demandes par e-mail ou API. Rapports et factures rattachés à la ligne historique du bien. SLA horodatés pour renégociation ou mise en demeure.

  • Rapports et suivi des coûts

    Le tableau de bord direction agrège les interventions par bien, lieu, type, prestataire et période. Coût annuel d’entretien d’un ascenseur, charge de travail du technicien interne, dépassements SLA. Exports PDF et CSV. Agrégation consolidée multi-sites pour les groupes MR.

Prise en charge d'une intervention depuis le smartphone — détection d'arrivée BLE, début et fin horodatés sans saisie manuelle. Visuel illustratif (shooting client à produire).

De la déclaration à la clôture, un flux linéaire

Trois temps, un seul parcours. Le soignant déclare, le technicien prend en charge, la donnée tombe dans l'historique. Pas de cahier papier, pas de WhatsApp, pas de double saisie.

  1. Déclaration

    Soignant, 3 champs, 10 secondes

    Bouton dédié sur DECT. Type d’incident, lieu, description brève. Horodatée et attachée à l’identité du soignant connecté. Priorité qualifiée à la création : urgence sécurité, urgence service, standard, préventif.

  2. Prise en charge

    Routage et géolocalisation

    Règles appliquées, notification au technicien concerné (interne ou externe) sur téléphone ou boîte mail. Accusé de réception, bascule statut « en cours ». Détection d’arrivée en zone par balise BLE pour les techniciens équipés du DECT Healthcall.

  3. Clôture

    Rapport, facture, historique

    Technicien interne clôt d’un bouton et encode le geste posé. Prestataire externe retourne rapport ou facture, rattachés à la ligne historique du bien. Tableau de bord mis à jour en temps réel, coûts agrégés pour la direction.

Pour la vue d’ensemble : voir le schéma complet de l’écosystème Healthcall.

Trois scènes observées dans les MR équipées

Les cas ci-dessous décrivent des situations récurrentes. Les durées et effectifs sont des ordres de grandeur. Les repères de lieu (ascenseur nord, chambre 18) sont génériques — adaptés à la nomenclature de votre MR.

Panne ascenseur urgente en journée

Une aide-soignante repère que l’ascenseur principal est bloqué entre le premier et le deuxième étage. Un résident est à l’intérieur. Elle ouvre l’application, choisit « Ascenseur — bloqué avec résident », le lieu « Ascenseur nord ». La déclaration est qualifiée automatiquement en urgence sécurité, notifie immédiatement le responsable technique et la direction, et part simultanément au prestataire ascensoriste avec le SLA urgence contractuel. L’ascensoriste accuse réception et annonce un passage sous deux heures. L’incident, sa durée de résolution et le rapport sont archivés sur la ligne historique de l’ascenseur nord. Le coût de l’intervention est versé au suivi budgétaire de l’équipement.

Fuite d’eau en chambre, équipe de nuit

Un soignant de nuit découvre une fuite sous le lavabo de la chambre 18. Il déclare l’incident depuis son DECT en trois secondes : « Plomberie — fuite », chambre 18, description courte. La règle de routage nuit renvoie directement vers le plombier d’astreinte référencé au contrat, avec notification de la direction le lendemain matin. Dans l’intervalle, le module rappelle la consigne préalablement renseignée pour la chambre 18 (emplacement du robinet d’arrêt). L’intervention est clôturée au matin, sa durée réelle mesurée, la facture prestataire rattachée à la ligne historique du bien.

Maintenance préventive ascenseur et coordination prestataires

La visite annuelle réglementaire de l’ascenseur sud est planifiée dans le calendrier préventif. Trente jours avant, le module notifie le responsable technique et le prestataire ascensoriste. Le même jour, une visite d’entretien CTA est coordonnée pour éviter un second déplacement prestataire. Les rapports des deux interventions arrivent, sont rattachés à leurs biens respectifs, et alimentent le coût annuel consolidé de l’aile sud. Aucun rappel oublié, aucune visite doublée inutilement.

Tableau de bord — coûts agrégés par bien, lieu, type et période. Export PDF et CSV pour conseil d'administration et audits. Visuel illustratif (shooting client à produire).

Le module ne vit pas seul

La gestion des tâches techniques partage la base technique de l'écosystème : mêmes DECT, mêmes balises BLE, même serveur local, même cluster privé belge, même tableau de bord. Un seul écosystème cohérent plutôt qu'une accumulation d'outils métier mal reliés — conséquence directe du positionnement d'intégrateur indépendant non-fabricant.

  • Appel infirmier

    Même base de déclaration et de routage. Les soignants utilisent les mêmes gestes — un bouton, un lieu, une action — et n’apprennent pas un second logiciel. Le login DECT sert à l’authentification des deux modules.

  • Supervision centrale

    Les interventions techniques apparaissent sur le même tableau de bord que les appels infirmiers, avec filtres dédiés. Le responsable technique et la direction arbitrent sans changer d’outil ni ouvrir un second onglet.

  • Soins planifiés

    Même logique de planification et traçabilité, appliquée cette fois à la maintenance préventive : visites ascenseur, entretien chaudière, nettoyage CTA, contrôles périodiques. Un seul référentiel qualité pour la MR entière.

  • Domotique professionnelle

    Les équipements domotiques remontent leurs anomalies (module Shelly hors ligne, sonde en dérive, batterie basse) dans les tâches techniques avec priorité et plan de contrôle. Plus de pannes silencieuses découvertes en tournée hebdomadaire.

Pour découvrir tous les modules et leurs interactions : voir l’écosystème complet · comparer aux autres solutions du marché.

Questions fréquentes

Les prestataires externes (ascensoriste, chauffagiste, plombier) peuvent-ils être intégrés au module ?
Oui. Chaque prestataire externe dispose d'une fiche dédiée dans le référentiel : coordonnées, spécialité, périmètre contractuel, SLA annoncé, tarif horaire indicatif, contrat de maintenance lié. Lors d'une déclaration d'incident, le routage propose le prestataire compétent en fonction du type de panne (ascenseur, chaudière, sanitaire, électricité). Selon vos règles, la demande est envoyée automatiquement par e-mail ou déposée dans une file d'attente validée par votre responsable technique. Le prestataire retourne un rapport d'intervention et une facture, rattachés à la ligne d'historique du bien concerné.
Comment distingue-t-on une urgence d'une maintenance préventive ?
Chaque demande est qualifiée à sa création avec un niveau de priorité : urgence sécurité (ascenseur bloqué avec résident, fuite active, coupure électrique), urgence service (WC hors service dans une aile), standard (lampe grillée, porte qui grince) ou préventif planifié (visite ascenseur annuelle, nettoyage filtres CTA, entretien chaudière). Les urgences sécurité déclenchent une notification immédiate au responsable technique et, selon vos règles, à la direction. Les maintenances préventives apparaissent dans un calendrier annuel avec rappels automatiques. Les flux ne se mélangent pas : un bandeau rouge pour l'urgent, un bandeau neutre pour le planifié.
Comment le budget et les coûts sont-ils suivis ?
Chaque intervention peut être valorisée par un temps passé (technicien interne) ou par une facture fournisseur (prestataire externe). Les coûts sont agrégés par bien, par lieu, par type de panne et par période. Vous obtenez sur votre tableau de bord le coût d'entretien annuel de chaque ascenseur, de chaque chaudière, de chaque zone de la résidence. Les rapports s'exportent en PDF et CSV pour le conseil d'administration, la comptabilité ou les audits. Pour les groupes MR multi-sites, l'agrégation consolidée permet de comparer les coûts d'un site à l'autre.
Comment gérer les SLA des prestataires externes ?
Le contrat de chaque prestataire est enregistré avec les engagements clés : délai d'intervention urgence, délai standard, créneaux couverts, pénalités éventuelles. Healthcall horodate la création de la demande, l'accusé de réception prestataire et la clôture d'intervention. Les dépassements de SLA apparaissent en alerte dans le tableau de bord. Ces éléments servent de base objective pour renégocier un contrat, arbitrer entre deux prestataires sur un même corps de métier, ou documenter une mise en demeure. Les données appartiennent à votre MR et sont exportables sans surcoût.
Ce module remplace-t-il notre outil GMAO existant ou faut-il gérer les deux ?
Les deux cas se rencontrent. Pour les MR sans outil de gestion de maintenance, Healthcall couvre le besoin complet sans ajout logiciel. Pour les MR déjà équipées d'une GMAO métier (Carl Source, Mainta, Twimm), le module peut rester déclaratif côté soignant et transmettre la demande vers votre GMAO via e-mail ou API si votre éditeur le permet. L'objectif est d'éviter la double saisie : le soignant déclare une seule fois depuis son téléphone, la donnée circule ensuite. Les scénarios d'intégration sont étudiés lors de l'audit.
Quel est le coût d'ajout de ce module à un déploiement existant ?
Le module s'active à distance sur une installation Healthcall déjà en place, sans dépose ni ajout de matériel dans la plupart des cas. La déclaration d'incident utilise les téléphones DECT ou smartphones des soignants déjà connectés à l'écosystème. Les prestataires externes accèdent à leurs demandes par e-mail sans licence supplémentaire. Le détail tarifaire figure au devis, après audit des besoins. Quatre mises à jour majeures annuelles sont incluses, sans coût d'évolution.
Peut-on restreindre l'accès aux données techniques à certains rôles ?
Oui. Le module suit la gestion de rôles de l'écosystème : soignant (peut déclarer, consulter l'état de ses déclarations), technicien interne (reçoit, traite, clôt), responsable technique (paramétrage, prestataires, SLA), direction (tableau de bord et rapports), comptabilité (export coûts). Les actions sensibles (ajout d'un prestataire, modification d'un contrat) sont tracées par utilisateur et horodatées. Les accès sont révoqués en un clic à la sortie d'un collaborateur.

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